很多人搜尋電腦傳真時，都有同一個疑問：「現在都已經數位化了，還需要列印文件再傳真嗎？」
答案是可以不用。
現在許多企業使用的多功能事務機，都支援電腦傳真功能，只要在電腦完成設定，就能直接將 Word、PDF、Excel、PowerPoint 等文件傳送出去，不必先列印紙本再放進傳真機，不僅節省時間，也能降低紙張與碳粉成本，讓辦公室更接近無紙化。
什麼是電腦傳真？
所謂電腦傳真，就是利用電腦直接將電子檔送到具有傳真功能的事務機，再由事務機透過電話線傳送出去。
簡單來說，流程變成：
Word／PDF → 電腦 → LAN-FAX → 事務機 → 對方傳真機
不需要經過：列印紙張 → 放入傳真機 → 再傳送
因此非常適合經常需要傳送合約、報價單、採購單、請款文件的企業。
電腦傳真需要哪些設備？
很多人以為只要有電腦就能傳真，其實還需要以下條件：
1. 支援 PC Fax 的多功能事務機
並不是所有影印機都有電腦傳真功能，因此第一步要先確認目前使用的設備是否支援。
以 RICOH 部分機型為例，就提供 LAN-FAX 或 Fax Utility 等功能，可直接由電腦送出傳真。
若目前使用的事務機沒有此功能，也可以考慮升級為支援電腦傳真的機型。
2. 已安裝對應驅動程式
不同品牌都有專屬驅動程式。
例如：
- LAN-FAX Driver
- Fax Utility
- PC Fax Driver
如果您的影印機是由租賃廠商安裝，通常技術人員會協助完成設定，如不確定是否已安裝，可以直接詢問設備供應商。
3. 已接上電話線
需要注意的是，電腦傳真仍然是透過傳統電話線完成傳送。
它只是把「列印文件」這個步驟改由電腦直接送出，因此仍需具備傳真線路。
電腦傳真設定4步驟教學
Step 1：確認設備支援電腦傳真
先查看目前使用的影印機或事務機是否支援 LAN-FAX 或 PC Fax 功能。
如果不確定，可以查看產品規格，或直接詢問設備租賃廠商。
Step 2：安裝傳真驅動程式
下載對應型號的驅動程式並完成安裝。
完成後，在 Windows 的列印清單中，通常會多出：
- LAN-FAX
- PC Fax
- Fax Driver
等列印裝置。
Step 3：開啟要傳真的文件
電腦傳真支援相當多格式，例如：
- Word
- Excel
- PowerPoint
- JPG
- PNG
- TIFF
幾乎所有常見辦公文件都能直接傳送。
Step 4：輸入傳真號碼並送出
點選「列印」，並將印表機改成：LAN-FAX。
接著輸入：
- 傳真號碼
- 收件人（部分機型可設定）
- 封面（選擇性）
確認後按下傳送即可，整個過程完全不需要列印紙張。
電腦傳真的優點有哪些？
相較傳統傳真，電腦傳真有不少優勢。
節省紙張與碳粉
不需要先列印再傳真，可有效降低紙張浪費，符合企業 ESG 與無紙化辦公趨勢。
提高工作效率
少了列印、拿文件、放入傳真機等流程，一封文件幾秒鐘即可送出。
支援多種文件格式
PDF、Word、Excel、PowerPoint 等皆可直接傳送，不需要另外轉檔。
保留原始電子檔
所有資料仍保存在電腦內，方便日後查詢與管理，不必再掃描紙本。
哪些企業適合使用電腦傳真？
以下情境都很適合導入電腦傳真：
- 經常寄送報價單、採購單
- 每天都有合約往來
- 財會部門需要傳送請款文件
- 醫療、法律、製造業仍大量使用傳真
- 希望降低紙張成本、推動無紙化辦公
若每天都有傳真需求，改用電腦傳真通常能明顯提升工作效率。
電腦傳真常見問題
Q1：電腦可以直接傳真嗎？
可以，但前提是需要搭配支援 PC Fax 或 LAN-FAX 功能的多功能事務機，並完成驅動程式安裝。
Q2：電腦傳真一定要有電話線嗎？
需要。電腦只是負責送出電子檔，真正的傳真仍是透過事務機與電話線完成。
Q3：PDF 可以直接傳真嗎？
可以。除了 PDF 外，Word、Excel、PowerPoint、JPG 等常見格式通常也都支援。
Q4：沒有傳真功能的影印機可以使用電腦傳真嗎？
不行。如果設備本身沒有傳真模組或 PC Fax 功能，就無法直接使用電腦傳真，需升級設備或改用其他方案。
Q5：電腦傳真比較適合租賃還是購買設備？
若企業希望使用較新的傳真與影印功能，又不想一次投入大量採購成本，選擇影印機租賃通常更具彈性。除了設備更新速度較快，也能享有維護、耗材與技術支援服務，降低日後管理負擔。
選擇支援電腦傳真的事務機，打造更有效率的無紙化辦公
以上用電腦傳真的步驟是不是很簡單呢？想要落實環保、無紙化的辦公室，相信這對你來說會是很實用的功能。
不過上述方法只適合用於文件放在電腦中的情況，假如你要傳真的文件檔案本來就已經是紙本，那麼你可以直接選購一台具有傳真功能的事務機就好。
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