影印機、事務機是辦公室裡不可或缺的辦公用品之一，今天不論是公司有充足預算可以買斷，還是要像事務機租賃公司洽談機型合約，除了價格以外最重要的就是機型的功能。
因此企業採購人員必須先知道辦公人員的需求，像是用印量、紙張尺寸、黑白彩色等，這些都會影響到價格的多寡。
以下是挑選影印機或事務機時，可以考慮的幾大重點，希望對你有幫助。
為什麼公司選錯影印機、事務機，成本會越用越高？
很多企業以為影印機只要能印就好，但若選錯設備，後續可能出現以下問題：
- 列印速度太慢，影響同仁工作效率
- 月印量不足，機器長期超載故障率高
- 耗材成本高，長期支出超過預算
- 功能不足，還要另外添購掃描設備
- 維修等待時間長，影響公司運作
因此，企業在採購影印機或事務機前，務必要先做好需求評估。
影印事務機挑選重點1：列印需求
影印機、事務機乍看只是列印/複印紙張的工具，實際上採購前若沒有先了解同事的使用情況，很容易浪費掉預算，或者是採購的機型不符合需求。
所謂的列印需求，包括：每個月影印張數、色彩（黑白&彩色）、紙張尺寸（A4/A3）、特殊列印需求（列印貼紙、特殊材質紙張）等，這些都需要先調查清楚再進行採購。
影印事務機挑選重點2：列印品質與速度
除了列印需求外，影印機、事務機的品質和速度也很重要。
列印品質會影響紙張內容是否清晰，而速度則會在列印量大時出現差異（假設同事趕著要列印10份提案書，但影印機速度很慢，他可能會急得跳腳）。
影印事務機挑選重點3：周邊耗材費用
很多人說影印機/事務機採購費用並不貴，貴的其實是周邊那些耗材，例如碳粉、紙張等。
也因爲每款機器適用的紙張耗材都不同，建議在挑選影印機之前可以查訊一下周邊耗材的費用，估算一下每月可能會支出多少成本再決定。
影印事務機挑選重點4：附加功能
辦公室工具除了影印機以外，還可能會有掃描、傳真等需求，市面上有些機器會將這些功能結合，變成所謂的「事務機器」。
在不考慮其他規格的情況下，事務機的價格通常會比影印機高，但是卻擁有更多功能，所以還是老話一句：你必須清楚公司員工們的需求是什麼。
影印事務機挑選重點5：是否需要A3輸出尺寸？
多數公司使用 A4 文件即可，但若有以下需求，建議選擇支援 A3 的影印機：
- 工程圖面
- 設計圖稿
- 財務報表
- 大型表格資料
A3 機型通常價格較高，但能一次滿足專業需求。
影印事務機挑選重點6：品牌型號
影印機、事務機的廠牌也是挑選重點之一，雖然價格可能會比較高，可是能確保品質穩定、有完整的售後服務或維修支援。
影印事務機挑選重點7：買斷或租賃
如果公司有預算方面的考量，那麼採購人員必須思考影印機或事務機究竟該直接買斷還是用租賃的方式？
兩者各有優缺點，適合的人群也不同，建議可以參考下面這篇文章一併考慮。
延伸閱讀：影印機租賃比較：買斷還是租賃比較好？
影印機vs事務機：差在哪？
| 項目 | 影印機 | 事務機 |
| 基本功能 | 列印、影印 | 列印、影印、掃描、傳真 |
| 適合對象 | 單純列印需求 | 多功能辦公需求 |
| 使用效率 | 普通 | 高 |
| 整合性 | 低 | 高 |
影印機、事務機挑選常見問題
Q1. 公司10人內適合哪種機型？
A. 建議選擇每月 3,000 張內的中小型事務機即可。
Q2. 租賃比買斷貴嗎？
A. 短期看月租有成本，但若含維修保固與耗材，整體常比買斷更划算。
Q3. 影印機多久需要更換？
A. 約 5～7 年，視使用量與保養狀況而定。
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看到這裡，相信你對於挑選影印機或事務機需要留意的重點已經有更清楚的了解。
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