在科技快速發展的時代，辦公室逐漸朝向無紙化邁進，能用電子檔傳輸就盡量電子化。
然而在實務上，像是合約簽署、重要文件歸檔等，仍然需要紙本作業，因此影印機、事務機依然是企業不可或缺的設備。
但如果你的公司「使用頻率不高、偶爾才需要影印」，是否還有必要花一筆錢購買設備？還是改用「以租代買」會更划算？
這篇文章將帶你了解影印機租賃的實際優缺點，並從事務機租賃費用與長期成本角度，幫助你做出更合適的選擇。
影印機一定要買嗎？先看整體成本
相信許多企業主或採購人員都知道，一台影印機或事務機價格並不便宜，市面上單機價格大約落在2萬～10萬元。
但真正的成本其實不只設備本身，還包含：
- 紙張消耗
- 碳粉與耗材
- 定期保養維修費用
- 設備折舊（約5～6年需更換）
因此，從長期來看，「事務機租賃費用」反而可能更容易控管，這也是越來越多企業選擇以租代買的原因。
影印機租賃的5大優點
相信辦公室採購或老闆都知道一台影印機、事務機的售價並不便宜，單機購買的平均費用介於台幣 2-10 萬元。
除了機器的費用外，還有許多衍生費用如紙張、碳粉、耗材，以及定期保養維修等，長期對辦公室來說仍是一筆不小的開銷；那就更不用說機器的折舊速度，有可能每 5-6 年就得更換新機。
因此現在除了買斷影印機或事務機外，還多了影印機租賃、事務機租賃的服務，這是一種和影印機廠商「月租機器」的方案，每個月支付固定費用即可使用機器，包括廠商提供的耗材和維修服務。
那麼很多人可能就會問：影印機租賃真的會比買斷划算嗎？具體有哪些優點？
影印機租賃優點1：每月費用固定，輕鬆控管支出
影印機本身並不花錢，最花錢的地方在於紙張跟碳粉，而且是難以控制的。
但假如是和影印機租賃公司租借機台，多數公司都可以依照「每月印製數量」去簽訂合約，如此一來就可以控制每個月印刷的成本，進而控管影印機每月在紙張跟碳粉上的開銷。
影印機租賃優點2：降低經費支出
承上，一台影印機、事務機費用動輒要花好幾萬元，如果每個部門都得放一台機器，那麼單次採購可能就得花個幾十萬，而對於公家機關來說更是一種負擔，因為採購超過一定額度就必須辦理招標。
若是改用影印機租賃、事務機租賃的方式，每個月只需要花費 3000-5000 元的費用一樣能使用影印機，是不是變相的降低經費支出呢？
影印機租賃優點3：維修與保養由專人處理
當設備故障時，是「買斷」與「租賃」差異最大的地方。
- 買斷：過保後需自行負擔維修費
- 租賃：多數包含維修與零件更換
只要聯絡廠商，就會安排專人到府處理，省時又省力。
延伸閱讀：影印機租賃比較：買斷還是租賃比較好？
影印機租賃優點4：設備故障可快速更換
若影印機發生重大故障，甚至無法修復：
- 買斷：需重新購買新機
- 租賃：廠商通常可直接更換設備
這對於需要穩定辦公運作的企業來說，是非常重要的保障。
影印機租賃優點5：避免設備折舊與淘汰風險
影印機屬於消耗性設備，約5～6年性能就可能明顯下降。
選擇租賃，不需承擔設備折舊與淘汰問題，也能隨需求調整設備規格。
什麼情況適合以租代買？
如果你的公司符合以下情況，會更適合影印機租賃：
- 使用頻率不高或印量不固定
- 不想負擔維修與耗材管理
- 希望降低一次性資本支出
- 需要彈性調整設備
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看到這裡，相信你對於影印機租賃已經有更多的了解。
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