事務機租賃費用要多少？對企業與辦公室來說，影印機與事務機是每天都會使用的重要設備，但許多公司在評估時都會發現，購買一台全新事務機動輒數萬元到數十萬元，若每月印量不高，反而會造成設備閒置與成本浪費。
因此現在越來越多企業選擇事務機租賃方案來降低初期成本壓力。不過許多人最常問的問題就是：
- 事務機租賃費用一個月多少？
- 租影印機會比買斷便宜嗎？
- 為什麼每家租賃價格差很多？
本文將由聚仁專業整理2026最新事務機租賃費用行情，並告訴你影響價格的6大關鍵因素，幫助企業找到最符合預算的租賃方案。
事務機租賃費用行情是多少？
無論你想了解影印機租賃費用或事務機租賃費用，通常都會依照「每月印量」來計算，以下為市場常見行情：
| 月印量 | 事務機租賃費用行情（每月） | 適合對象 |
| 3,000張以下 | 500-1,650元 | 個人、影印需求不高 |
| 3,000-8,000張 | 1,750-2,250元 | 中小型企業、政府機關 |
| 8,000張以上 | 2,350-2,450元 | 房仲業、設計業、廣告業 |
一般來說，企業若每月印量不到5,000張，選擇事務機租賃通常會比購買更具成本效益。
為什麼事務機租賃費用不同？6大影響價格的關鍵
為什麼事務機租賃費用沒有一個公定價格，而是浮動的呢？從上表中我們發現與「月印量」的多寡有很大的關係，除此之外是否還有其他因素會影響價格？
1. 每月印量需求
事務機租賃費用最大影響因素就是印量，原因很簡單：印越多＝耗材越多＝機器損耗越快＝租金較高。
例如：
- 每月2,000張：基本租金較低
- 每月10,000張：需要高階機種，租金提高
因此企業在詢價前，建議先統計近3個月平均印量，會更容易找到適合方案。
延伸閱讀：影印機租賃比較：買斷還是租賃比較好？
2. 事務機功能等級
很多人不知道影印機與事務機其實不同。
影印機功能只有：
- 影印
- 列印
而事務機功能卻有：
- 影印
- 列印
- 掃描
- 傳真
- 雲端列印
功能越完整，事務機租賃費用自然會提高。
但對企業來說，一台多功能事務機往往比購買多台設備更省空間與管理成本。
3. 黑白或彩色機種
彩色列印成本遠高於黑白列印，因此會直接影響事務機租賃費用。
市場常見單張價格：
- 黑白列印：約0.3–0.6元／張
- 彩色列印：約3–6元／張
舉例：
A公司黑白2000張＋彩色50張，B公司黑白50張＋彩色2000張，很明顯B公司的影印費用一定會比較高。
因此如果企業彩印需求高，建議選擇彩色成本較低的租賃方案。
4. 租賃費用包含項目
在上一段事務機租賃費用的報價中，所列出的費用是「不包含」黑白彩色列印費用，只是單純租賃機器的價格。
因此在比較事務機租賃廠商的報價時，請不要有數字迷思去選擇便宜的那邊，而是要問清楚費用包含哪些項目，如此一來才能真正找到「便宜」的廠商喔！
5. 合約租期長短
最後，合約長度也與事務機租賃費用有一些相關。
就像手機門號合約一樣，通常租賃時間愈短，業者都不太會給你優惠；但相反的，若你一次就租個3-5年，甚至一次就付清整年度的費用，那麼就可以詢問業者能不能給予折扣。
在事務機租賃這方面，最短租期為12個月，最長可以談24-36個月，建議採購或老闆可以思考大約要租多久，再去尋找合適的方案會比較好。
6. 是否提供試用服務
專業影印機租賃公司通常提供免費試用、免費評估印量，以及客製租賃方案。
建議企業先測試再簽約，避免設備不符合需求。
事務機租賃比購買划算嗎？3個企業最在意的比較
租賃優點：
- 不需高額購買成本
- 維修由廠商負責
- 設備可升級
- 成本可預算化
購買缺點：
- 維修成本高
- 設備折舊快
- 技術淘汰風險
因此多數中小企業現在都傾向選擇事務機租賃，而不是一次買斷。
事務機租賃費用常見問題
Q1：事務機租賃費用最低多少？
一般黑白事務機租賃費用約每月500元起，依印量與功能增加。
Q2：租事務機一定要簽長約嗎？
通常最短12個月，但長約通常可降低事務機租賃費用。
Q3：租賃包含維修嗎？
多數專業廠商會包含維修與耗材，但仍需確認合約內容。
事務機租賃費用怎麼選才不吃虧？
總結來說，企業評估事務機租賃費用時，不應只看價格，而應同時評估：
- 印量需求
- 功能需求
- 維修內容
- 合約彈性
- 服務品質
選對方案，才能真正降低企業營運成本。
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