在現代企業辦公室中，印表機、影印機、事務機幾乎是不可或缺的設備。
不論是日常文件列印、合約影印，還是資料掃描，都需要穩定的事務設備來支援營運。
但很多企業在採購時都會遇到同一個問題：印表機跟事務機到底差在哪？公司應該選印表機還是租事務機？影印機租賃真的比較划算嗎？
這篇文章將從功能、價格、使用情境完整比較，幫助你快速選出最適合公司的設備。
印表機vs.事務機：有什麼差別嗎？
在一般人眼中，可以影印東西的機器就稱為影印機、印表機，它們為我們生活帶來許多便利，更是企業公司裡不可少的好夥伴。
但事務機又是什麼？跟我們熟悉的影印機有怎麼樣的差異？
印表機/影印機
如同前面提到，印表機或影印機就是一般人對於「影印紙張機器」的認知，它的主要功能是從電腦把文件列印出來，或者是原本的文件進行複印。
若要細分的話，印表機還可以分成雷射印表機和噴墨印表機兩種。
雷射印表機的運作原理是透過「雷射光消除電荷」來控制碳粉分佈的位置，然後再加熱印到紙上，特色是零件耗損率低；而噴墨印表機的運作原理則是經過精密計算的情況下，直接把墨水「噴」到紙張上，最大特色是可以印出高解析度的圖像。
除此之外，印表機還具有以下這些特色：
- 功能簡單，只有影印、列印等基本功能
- 機型較為輕巧，多以桌上型為主
- 價格較便宜，適合預算不高但又有固定影印需求的人
事務機
事務機也有人稱為「多功能事務機」，從名字上來看就可以清楚知道這類機器具有多功能用途，除了影印、列印外，還有掃描、傳真、多尺寸切換列印等功能。
除此之外，事務機還具有下列這些特色：
- 印刷速度快
- 印刷品質穩定
不過正因為它的多功能特性，可想而知在價格上自然不會太便宜，且如果是用買斷的方式，後續還需要考量到維修問題。
因此如果希望一機擁有多功能的公司，我們會建議用事務機租賃的方式會比較划算，因為租賃費用就包含定期的保養和維修。
延伸閱讀：影印機租賃比較：買斷還是租賃比較好？
印表機vs.事務機：該如何選擇？
現在你知道印表機和事務機有什麼不同了，那麼身為公司老闆、採購人員，到底該為公司添購印表機還是事務機比較好？
以下有幾個判斷準則，提供給大家參考：
- 印表機：適合個人、住家、小型工作室或公司使用，如果是大公司但是有個人或團隊辦公室的話，也可以考慮添購桌上型印表機，讓列印更方便。
- 事務機：適合大型企業使用，或者你同時需要複合式功能（影印、列印、掃描、傳真）集一身，事務機都可以幫助你提升工作效率。
為什麼企業都選擇影印機租賃？
現在越來越多公司不再直接購買設備，而改採租賃，原因包括：
1. 資金運用更靈活
購買一台企業級影印機，價格往往落在5萬到30萬以上，對許多中小企業來說是一筆不小的資本支出。
若改用影印機租賃，公司只需支付每月固定費用，就能使用高階設備，讓資金可以優先投入在營運、行銷或人才招募等更重要的地方，提升整體資金運用效率。
2. 維修與保養不用煩惱
如果公司自行購買影印機，一旦設備故障，不但要支付維修費，還可能面臨停機影響工作的風險。
但透過事務機租賃服務，通常都會包含：
- 定期保養
- 到府維修
- 耗材更換
- 緊急故障處理
企業不需要額外安排IT或總務處理設備問題，可以大幅降低管理負擔。
3. 設備可升級
辦公設備其實跟電腦一樣，每3–5年技術就會進步，例如：
- 列印速度提升
- 掃描功能升級
- 雲端文件整合
- 資安管理功能
如果是買斷設備，往往只能用到折舊結束才更換。
但如果是影印機租賃，到期通常可以更換新機，讓公司持續使用最新設備，維持工作效率。
4. 成本更容易控制
影印機的實際成本其實不只是設備費，還包含：
- 碳粉耗材
- 維修費用
- 零件更換
- 保養費
這些費用如果分散發生，財務上其實不好預測。
但租賃方案通常會把：設備＋維護＋耗材整合成每月費用，讓企業可以精準預算年度辦公成本，對財務管理來說更容易控管。
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而對於有事務機需求的公司，我們建議你可以考慮用事務機租賃的方式進行採購，好處是可以靈活運用資金，同時保養維修都有專人服務，適合有大量印刷需求者。
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