在物流公司中，文書作業是核心的一環：出貨單、運單、報關文件、發票等大量文件往來，若這些紙本資料處理不當，就容易成為營運瓶頸。
對於物流公司而言，要提升內部效率與降低成本，一台適合的影印機非常關鍵。以下從物流公司的實際需求出發，提供在選擇影印機與租賃方案上的建議。
物流公司如何選擇影印機？5個關鍵需求需留意
印量與列印速度
物流中心文件量大，且常處於高峰期，例如訂單集中時、貨物裝卸時，需要大量列印運單、交貨單或出貨指示，這樣的情況下就需要能支撐高月印量的影印機。
根據實務經驗與租賃建議，企業應先評估月印量，再對應選擇印速與機型。
過低規格機型可能在用量高峰時無法跟上，而過高規格則造成浪費與不必要成本。
多功能整合與數位化
僅有列印功能還不夠，物流公司常常需要掃描客戶簽回單、傳真文件、進行電子歸檔等。
多功能事務機整合列印、掃描、影印、傳真功能，可大幅提升文件處理效率。
掃描功能若具備光學字元辨識，可以將紙本單據轉為可檢索的數位檔案，更方便後續系統整合和管理。
自動送稿器
物流公司每天處理的單據量大，自動送稿器就會是必備功能。
如果是大量雙面文件（例如報關單、合約），建議選擇具有雙面自動送稿的機型，可以一次掃描雙面，大幅節省時間。
透過這樣的設計，文件處理流程更流暢，不需人工翻面，減少錯誤與人力成本。
網路連線與資安控管
現代事務機多已成為網路設備，物流公司若要保障資料安全，就必須關注設備的網路功能與身分認證機制。
具備使用者驗證 (例如帳號密碼、門禁卡) 的影印機能限制列印權限，避免員工濫用。
同時，網路列印和掃描功能能方便地與公司的內部系統 (如 WMS、ERP) 整合。
耗材與維護管理
物流公司常常分佈多個倉庫或辦公據點，高頻率使用事務機意味著耗材 (如碳粉) 和維修需求也不低。
如果租賃合約中納入定期保養與維修，一旦出現問題，可以更快解決，減少設備停機時間，也有助於維持穩定列印品質。
良好的租賃方案能協助公司將設備維護外包，降低自行管理成本。
物流公司租賃影印機的好處
針對物流公司這類印量大、文件處理密集的業務型態，租賃影印機相較於購買具有多項優勢：
1. 資金靈活性與成本預算控制
租賃可將高昂的影印機資本支出轉為月租費用，對於資金有限或希望保持靈活預算調配的物流公司來說尤其有利。
相較買斷設備一次性支出大，租賃讓財務規劃更具彈性。
此外，租賃公司有時提供升級或汰換方案，當企業擴展或印量增加時，可以調整機型而不需要自行處理淘汰。
2. 專業維修與服務保障
租賃商通常提供定期維護以及故障快速支援，使物流公司無需自行配置專門人員來保養和修理事務機。
影印機出問題時，一通電話就能請技術人員處理，減少工作中斷風險。
對物流公司來說，這種「省時間、省心力」的租賃服務非常實用。
3. 升級彈性與設備替換
隨著物流公司的規模成長、業務型態變化 (例如印單量增加、文件處理方式改變)，租賃方案提供彈性：可以在合約期內或期滿後調整設備。
不像買斷設備那樣，被某一台機型綁住，租賃公司往往能提供更符合企業未來需求的機型升級。
想深入了解最適合公司規模與文件量的影印機方案嗎？歡迎洽詢聚仁
聚仁事務機器專注提供影印機租賃服務，能根據物流公司的印量、文件類型、作業場域（如倉儲中心或辦公室）提供量身規劃建議與方案。
若您有需求、想了解更多機型與合約細節，歡迎與聚仁聯絡，我們可以提供專業諮詢，協助您選出既有效率又成本合理的影印機方案。
聚仁事務機器 