在辦公室中，影印機不僅負責日常文書列印，也常被用於簡報、封面、手冊等「需質感」的輸出。
然而，用紙的種類與厚度，其實對機器運作、印刷品質與維護成本都有顯著影響。
若採購階段忽略這一點，可能導致卡紙頻繁、列印效果下降、設備壽命縮短。
以下從紙張基礎認識出發，針對辦公室常見情境做分析，最後提供採購／租賃時的判斷建議。
基礎知識：紙張厚度與種類
在談辦公室影印機能處理「多厚紙」之前，我們先熟悉幾個紙張基本概念：
- GSM（grams per square metre）：表示每平方米紙張的重量，是國際上較普遍使用的單位。
- LBS（磅）：在美制中常用，表示特定紙張類型（如 bond、text、cover）500 張紙的重量。但因各紙種基底不同，容易造成混淆。
- 紙張厚度（caliper 或 points/mils）：雖然重量高通常厚度也大，但不同紙材壓縮處理、塗布方式不同，兩張同 gsm 的紙厚度仍可能不一。
舉例來說：一般辦公用紙常見約 75 gsm 至 90 gsm（約 20–24 lb bond）範圍，而用於簡報封面、手冊封面、卡片等常會用到 120 gsm 甚至更高的紙張。
了解這些後，我們再來看看在辦公環境中，不同用途常用的紙張分類與厚度，以及影印機對它們的相容考量。
辦公室常見紙張分類與適用場景
對辦公室採購來說，紙張選擇通常可分為以下三類：
1. 標準影印紙（每日文書、列印備份）
- 常見厚度：約 70–90 gsm （約 20–24 lb bond）。
- 適用於：內部備份文件、列印會議資料、黑白/彩色文書等。
- 選用理由：進紙順暢、成本較低、機器耗損少。
2. 升級型紙張（簡報、對外報告、封面頁）
- 常見厚度：100–120 gsm 左右（或相當於 28–32 lb bond）。
- 適用於：客戶簡報、提案書、手冊封面頁、雙面列印需更佳紙張支撐度。
- 選用理由：紙張較厚、質感較佳、列印效果較好；但需確認機器能支援。
3. 厚紙／卡紙（特殊用途如封面、手冊、卡片）
- 常見厚度：130–170 gsm 以上、甚至到 200 gsm 或更高。
- 適用於：封面板、說明書外封、名片樣式手冊等需要較強支撐度或質感的用途。
- 特點與風險：雖然質感好，但進紙難度高、機器負荷較大、卡紙機率提升。
從採購角度看，多數辦公室的主流列印需求仍是「標準影印紙」階段，因為日常文件量多、成本敏感、機器穩定性為優，若採購／租賃設備時只看厚紙支援。可能造成資源過剩或浪費。
影印機對紙張厚度的相容性：機器規格與實務考量
多數影印機對紙張的最佳處理範圍為 74–90 gsm，而其後若超過 100–120 gsm、130 gsm 以上，卡紙與印刷異常的機會明顯增加。
為什麼會有限制？
紙張進紙機構、滾筒、定影單元設計皆有「紙張品質／厚度」的範圍。過薄可能滑紙、捲曲；過厚可能卡紙、熱熔不完全或紙張變形。
厚紙通常需要更高定影溫度、更長通過時間，若機器未為厚紙設計，列印品質可能降低（如色粉附著不良、印面輕微褪色或紙張彎曲）。
採購／租賃設備時應查看的規格包括
支援紙張重量／厚度範圍（如「支援 60–220 gsm」）或「旁通盤 (bypass tray) 支援 160 gsm 以上」等說明。
是否具備專用厚紙／卡紙路徑（通常為手動旁通或多功能盤），以避免從主進紙盤用厚紙引發問題。
是否在設定介面上可選擇「厚紙模式／特殊紙張模式」，以調整進紙速度、定影溫度、壓力等。
採購建議：如何讓紙張選用與機器租賃相匹配？
針對辦公室採購人員，以下是建議流程：
1. 盤點列印需求
分析您辦公室的列印用途：主要是內部文件、黑白列印／彩色列印，還是對外報告、客戶簡報、手冊、宣傳資料？
若量大但大部分使用標準紙，那麼選擇標準紙張＋普通影印機即可。若偶爾或常需封面、手冊、卡片、較厚紙張，則需選擇支援較厚紙張的機型。
2. 選擇適合紙張再對應機器規格
若您確定主要是文書列印：可選擇約 75–90 gsm 紙（標準影印紙）。機器只要支援這範圍即可，租賃成本也較低。
若含對外簡報、手冊封面：建議準備 100–120 gsm 紙張，並確保影印機具備支援這一厚度範圍的規格（並具備旁通盤或厚紙模式）。
若含卡紙、名片、特殊處理：需考慮 130 gsm 以上機型，但因這類厚紙用量通常較少，可能更適合透過「租賃」方式因應需求彈性。
3. 考慮租賃方案的優勢
租賃可讓您依列印需求變動（如季節性報告、行銷活動）臨時升級支援厚紙的機型，而非一次性購置。
租賃方案通常包含維護、耗材管理、機器替換等服務，當您選用較重紙張而設備出問題時，租賃供應商可協助快速調整。
對於採購人員來說，租賃能降低設備過時風險，也能更靈活應對紙張種類／厚度變化。
4. 與設備供應商討論「紙張厚度」問題
在方案評估階段，明確詢問機器支援的最大 gsm 值、旁通盤／多功能盤支援厚紙的範圍。
要求供應商在實際租賃前進行「樣張測試」，使用您預計常用紙張（如 120 gsm 封面紙）列印，確認卡紙率、進紙順暢度、列印品質。
若是租賃給予「紙張種類使用指南」或「機器紙張設定協助」，更能確保實務使用順利。
讓紙張與影印機協調發揮最佳效能
選擇適當的紙張重量／厚度，不只是為了列印效果看起來好，更是在保護影印機設備、減少卡紙與維護成本的一環。
對於辦公室採購人員來說，最理想的模式是：先釐清列印需求 → 選擇符合用途的紙張範圍 → 再確保影印機或租賃服務能支援這些紙張。
若您正考慮為辦公室導入機型，或想了解目前租賃方案中哪款設備最適合您所用的紙張厚度／種類，不妨與聚仁事務機器聯絡，我們可依您的列印用途、紙張規格、預算建議最合適的租賃方案。
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