在辦公室裡，影印機或多功能事務機不只是列印、掃描、複印的工具，更是部門間文件流、日常作業流程中不可或缺的中樞設備。若影印機擺放得不合理，可能引發以下問題：
- 員工走動過多、時間浪費、效率下降
- 通道被阻、干擾通行
- 噪音或熱源干擾工作區域
- 空氣品質、排塵與臭氧等環境風險
- 維護或更換耗材不便
因此，從效率、安全、健康三個面向出發，慎重挑選擺放位置就顯得非常重要。
以下我們依5大原則來解析哪裡最適合放置影印機。
影印機擺放需考量的5大原則
1. 使用頻率與用戶距離優先
首先要釐清哪些部門或座位最常用影印機，若把機器放得過遠，員工每次取件或列印都要走很長距離，日積月累下來就是效率流失。
建議做一張列印需求熱區圖（例如每日或週總列印量最多的部門、使用高峰時段、流動人員多的區域），然後把影印機設定在距離「主要使用者群體」較近的位置。
這樣既可縮短員工行走時間，也能避免列印需求高峰時造成交通瓶頸。
2. 避免動線干擾與瓶頸區
機器放在通道中央、靠近出入口或經常經過的路徑，看似方便，實際上可能會造成動線堵塞或干擾他人的行進。
尤其在高峰時段，員工排隊取件、解卡紙或等待操作的情況，很可能妨礙通道順暢。
因此，應選擇「不阻擋主要通道」的側邊或轉角處，或是透過分區式佈局來平衡交通動線。
例如辦公室若分為三大區域，可考慮在每個區域或交界處設置一台影印機，以避免所有人集中走向同一台機器。
3. 通風與空氣品質考量
影印機（尤其是雷射機型）在運作過程中會產生微粒、碳粉粉塵，甚至少量臭氧，若長期在密閉空間中運作，可能對辦公人員的呼吸道構成潛在負擔。
具體建議包括：
- 將機器距離人員座位至少 1～2 公尺以上，避免過度曝露。
- 讓機器排氣口朝向室外或靠近排氣管道，而非對著空調送風口。
- 在影印區域維持良好的空氣交換量，例如使用抽風機或開啟室內換氣系統。
- 若可能，搭配空氣清淨設備或局部排氣裝置，幫助過濾或排除懸浮微粒與揮發性物質。
4. 電源、網路與維護空間不可忽視
好的位置除了考慮使用者與環境之外，設備本身的需求也很重要：
- 必須靠近穩定的電源插座（含電流容量）
- 良好的網路連線（有線或無線）應能覆蓋機器位置
- 機器四周需留足夠維護空間，方便技術人員打開側板、取出紙匣、清潔內部或更換零組件
- 未來機器升級或新增設備要有空間預留
建議留側邊、背部至少 30～60 公分空間，以確保氣流通暢與操作便利性。
5. 噪音與干擾控制
影印機在列印、複印或整理紙張時會有聲響（尤其是高速、多功能機型），若放在員工座位旁或近會議室，容易干擾同仁思考、通話或集中精神。
因此，建議：
- 避免放在靜區或會議室相鄰位置
- 若可能，可設置隔音隔板或放在略為封閉但通風良好的隔間
- 選用低噪音機型或在機器內部加裝降噪設計
4種常見辦公室配置情境與擺放建議
1. 小型開放空間（單一開放區域）
在這種格局中，員工集中在一個大空間，互動流動多，此時把影印機設在略偏中心但不妨礙主通道的位置較為理想。
可設在中央島台或同一組幾張桌子中間的空地，但須留出維護與取件空間。
優點：大家走動距離平均，不用繞遠
缺點：如果放太中間可能成為 “障礙物” 或製造噪音焦點，容易聚人聊天（像打印區成為社交點）
2. 分區式部門（如業務、行政、人資各區域）
一個辦公室分成好幾個功能區時，不必全辦公室共用一台機器，可依照各區列印需求，於每一區設一台或兩台較小型機器。
若某區列印量特別高，該區可擺一台在出入口附近方便員工使用，而將其他區域的列印機稍微靠邊設置以避免佔用通道。
這樣做可以兼顧效率與流動性，也減少人員從一端跑到另一端的不便。
3. 獨立影印室或影印室模式
若辦公室空間充裕，可為影印機設立一間「影印室／設備室」，這樣的放置方式具備以下優勢：
- 噪音與熱源不直接影響辦公區
- 空氣排放、通風管路較好設計
- 機器維護、人員操作不干擾日常工作
不過也有缺點：員工必須走一段路去影印室、訪問次數可能變多、若機器數量增多需考量分機或擴充問題。
此時建議該房間要具備適當排風設備、良好空氣交換量、適當電力網路配置，以及便利的動線進出。
4. 走廊或公用通道區域
有些公司會把影印機放置在走廊、公共通道或員工必經之處，但要謹慎設計，避免造成交通阻塞或視覺雜亂。
建議做法包括：
- 放在不完全主通道但仍具可達性的側邊區
- 標示清楚「非停留區」以避免佔用通道
- 留空間供排隊、人員操作與機器維護
- 配合動線設計避免與其他設備（如飲水機、飲料區）衝突
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