在辦公室裡，人們常把焦點放在印表機、影印機、碳粉或墨水上，卻往往忽略一個關鍵環節：紙張。
事實上，選對紙張不僅能提升列印品質，也能降低機器故障率、減少浪費。
以下從紙張基礎、影印機需求、使用情境對應，以及實務建議四大方向，幫你走過挑選紙張的思路。
紙張基礎知識
克重／重量（GSM 或磅數）
紙張的克重（多用單位為 gsm，即每平方米克重）是衡量紙張厚度與重量的重要指標，一般辦公室常用紙張的範圍大多落在 70–90 gsm 左右。在美制系統中，紙張也會以磅（lb）表示為 basis weight，也就是在特定基本尺寸下若干張紙的總重量。
選紙時不能盲目追求越厚越好：厚紙雖然手感佳、耐透光，但如果超過影印機可處理的範圍，就可能造成卡紙或送紙不穩。
大多影印／雷射印表機對紙張厚度有上限，一般機器都能穩定處理 70–100 gsm 左右的紙張。
表面質地與塗佈
紙張的表面可以是無塗佈、塗佈（例如光面、啞光）或輕微壓紋。
塗佈紙可以提升圖像與彩色呈現的細節與鮮明度，但在高速影印或多功能複合機中，若塗層不適合，可能導致碳粉附著不良或過高熱固定溫度要求。
另一方面，太粗糙或纖維過多的紙張可能影響傳輸、導致印討補影像細節不均勻。
尺寸規格與紙張方向
最常見的辦公室尺寸是 A4（210 × 297 mm）、A3 或美制 Letter／Legal。除了尺寸外，紙張本身的纖維走向（grain direction）也會影響紙張在雙面列印時的平整度與攝動性。
如果纖維方向與紙張運動方向不合，自動翻轉或雙面列印時可能容易彎曲或導致卡紙。
特殊紙張種類
此外，市面上也有再生紙、環保紙、防水紙或較厚的封面紙。
在追求環保或特殊用途時可做考量，但需注意這些紙張的纖維、表面塗佈與厚度是否在影印機能接受的範圍內。
影印機對紙張的需求
影印機在設計時會為紙張的重量、厚度、表面特性、平直性做規格限制，若紙張不合規格，可能導致以下問題：
- 卡紙與輸紙不順：若紙張過薄或過厚不在機器允許範圍內，就容易在送紙通道或轉印區出問題。
- 紙塵與纖維殘留：劣質紙張可能含有較多紙屑或塵埃，長期會堆積在機器內部，影響滾筒、傳輸帶的穩定性。
- 碳粉／墨粉附著不佳：若紙張表面不適合，固定器可能無法充分熱壓使碳粉黏附，造成脫落、模糊或浮粉現象。
- 雙面列印與穿透性問題：紙張若太薄，雙面列印時背面可能透印或因反面碳粉吸收不良而影響品質；若太厚，穿越機構時可能過度受力。
- 機器壽命與維護成本：使用不當紙張會加速磨損、造成機器異常，進而提高保養與維修頻率。
因此，在選紙時要參考影印機的規格手冊，確認該機可處理的最低與最高 gsm、建議紙種、最大厚度以及是否支援雙面列印等。
辦公室常見使用情境與紙張對應策略
在辦公室中，不同用途對紙張的要求會不同，以下為幾類常見情境與建議：
| 使用情境 | 建議紙張特性 | 說明／備註 |
| 日常草稿、內部通知、會議紀錄 | 較輕、經濟型 70–80 gsm 無塗佈紙 | 重點在成本效率，不追求高質感 |
| 對外報告書、提案文件、合約 | 90–110 gsm，略高品質紙張 | 在視覺與手感上顯得正式、有質感 |
| 彩色影像、圖表、彩頁印刷 | 高品質塗佈紙或高白度紙張 | 增強色彩還原度與清晰度 |
| 雙面列印、大量列印 | 平直性好、反捲性佳的中等厚度紙張 | 選擇規格兼容、穩定性強的紙張更重要 |
選紙時不必追求最頂級紙張，而是要在成本與品質之間找到合適的平衡點，若只單一紙張一刀切，常可能造成成本不必要拉高。
常見誤區與實務建議
- 「越厚越好」：很多人認為厚紙就是高級，但若超出機器可處理範圍，只會帶來卡紙、過熱等問題。
- 僅看克重、忽略表面與纖維：即便兩張紙都是相同 gsm，但纖維配方、塗佈與表面處理差異，對列印效果與機器耐用度影響很大。
- 忽略紙張批次或供應商差異：有時同一規格但不同製造商或不同生產批次，其實紙質差異明顯。
- 不做實機測試就大量使用：理想做法是在你的影印機上先跑幾張樣本，觀察是否有卡紙、浮粉、雙面穿透等現象。
選紙≠追最高規格，而是追最合適
紙張選擇不是一味追求最厚、最昂貴的那張，而是在考量列印品質、機器容許、成本控制與穩定性之間找到一個平衡點。
合適的紙張能提升列印品質、降低卡紙機率、延長機器壽命，長遠來看能節省更多成本與麻煩。
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