許多企業忽視內部同仁無意識的過度列印，導致實際使用的紙張與碳粉張數明顯超出業務需求，進而拉高企業每月列印成本。
由於租機多採按張計費模式，一張黑白影印就包含紙張、水電折耗與碳粉折舊與服務維護費用，彩色頁張則成本更高若干倍。
當員工常在尚未察覺下加印不必要的頁數，即使單張成本看似微小，累積一季、一年下來也會額外成長數萬元成本。
本文將從列印成本、環保與資訊安全三大角度概述「超印帶來的影響」，並提出5大實務策略，想節省影印成本、控管員工行為，希望這篇文章能為你帶來幫助。
影印機超印對企業會產生哪些影響？
1. 成本累積效應
試想黑白列印每年一人約印 10,000 張，若公司有 500 位員工，就算每張成本 NT$0.5，每人年支出約 NT$5,000，總成本恐突破 NT$250 萬以上。
而彩色列印單成本更是黑白的 3–10 倍，一旦員工未注意彩色預設，列印成本極易飆升。
2. 浪費與環境成本
使用雙面列印可省紙達 40–50%，但未設定雙面列印，紙張浪費不易察覺。
3. 資訊安全風險
無驗證列印導致文件亂放於輸出槽，若文件含有敏感資訊，可能引發資料外洩與法律責任。
延伸閱讀：影印機租賃月印量計算：除了月租費，黑白彩色費用應如何估算？
如何避免員工超印？試試這5種方法
方法1：建立列印政策與加強內部宣導
透過明確的公司政策，要求大型或報告性文件列印前須主管審核，草稿文字盡量以螢幕檢視或電子簽名方式流轉。
每月由行政或 IT 部門統計各部門印量，公布「單位列印用量排行榜」，結合教育訓練與短期宣導，引導員工使用如 Draft Mode、PDF 閲讀或重複使用草稿頁，塑造「先思考再點印」的內部文化氛圍。
調查指出，這類宣導措施在短期內就能減少印量約 10% 至 20%。
方法2：預設列印參數—雙面 + 黑白作業
將所有印表機預設設為「雙面列印 + 黑白／灰階」模式，讓員工在第一步操作時即減少不必要彩色與單面成印的可能性。
方法3：導入安全取印機制
採用 Secure Pull Printing 模式，印件需員工刷卡、輸入 PIN 或以手機驗證後才在機台實際輸出，可避免印出後未被領取而被丟棄。
一份報告指出，未領印文件占總列印量的 15%–20%，而使用 Secure Pull 後不領取的列印即可顯著降低，並提升文件機密性、防止資料外洩。
方法4：實施列印配額與限額制度
企業可以針對部門或個人設定每月印量上限，如每人最高列印 1,000 張黑白與 100 張彩色，超過需主管確認後才能使用額外列印權。
上述配額管理機制已被教育機構或企業推行，實證可減少 20% 至 50% 的印量成本，並逐步導入大家的習慣形成「遇限停印、內部評估再印」的環境意識。
方法5：選擇具贈送印量的機型&租賃方案
企業應挑選具雙面列印、自動進紙器、刷卡／PIN 認證功能的影印機型。
如聚仁事務機器租賃常提供包含「每月基本贈送黑白／彩色張數」的方案，例如每月 1,000 張黑白與 100 張彩色印量。
此策略讓硬體、合約額度與內部管理流程三者相互支撐，達成自然控管與成本最小化；而當印量變動時，也可依使用實績與聚仁協商調整租賃方案，同時提升運營彈性。
總結
透過上述5大策略對內推動制度與教育、加強印表系統設定、採用認證取印，並搭配具有合理贈頁與控管功能的租賃影印機型（如聚仁租賃方案），企業即可在「設備選型、合約設計、員工習慣」三面並進下，有效縮減印量、降低成本、提升資訊安全與綠色效率。
建議貴公司可先進行部門印量盤點，再參考上述流程選定方案投入，逐步建構「用印精準、列打印得有效」的影印管理環境。
有任何影印機租賃需求或疑問，也歡迎與聚仁企業聯繫，取得更完整的資訊。
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