在數位轉型的時代，辦公室資訊安全早已不只是電腦和網路的問題。許多企業忽略了，連日常使用的影印機、印表機都可能成為資安破口。
無論是機密文件的外洩，還是未經授權的列印行為，都可能造成重大損失。想打造安全又高效的辦公環境？掌握以下3招，讓你的列印管理全面升級！
如果你正打算租賃影印機或考慮採購影印機設備，更應該從源頭開始，選擇支援資安管理功能的機型，確保企業營運無後顧之憂。
一、身分驗證列印確保機密文件不外洩
現代辦公室常見的資安問題之一，就是列印文件後無人領取，導致資料外洩。因此，選擇具有身分驗證功能的影印機、印表機非常重要。
常見的驗證方式包括：
- IC卡刷卡列印
- 密碼輸入列印
- 行動裝置感應列印（如NFC、藍牙）
這些功能可以確保只有授權人員才能列印並領取文件，避免敏感資料落入不該拿到的人手中。
若企業選擇租賃影印機，可依需求選擇支援多重認證功能的機種，無需一次投入大量設備成本，也能有效提升資安防護。
二、印量控管降低營運成本、防止列印濫用
除了資料外洩，無節制的列印也會帶來隱藏成本。
透過印量管理功能，可以清楚掌握每位員工、每個部門的列印行為：
- 誰列印了什麼？
- 使用了多少印量？
- 彩色列印還是黑白列印？
有效的印量控管有助於：
- 追蹤列印紀錄，強化內部審查
- 避免私用影印機、浪費耗材
- 降低整體列印成本10%以上
建議企業在選擇影印機租賃服務時，詢問是否提供列印管理系統，透過軟硬體搭配，讓印量控管變得簡單又直覺。
三、列印權限設定打造分層分權的資安網
不同部門、不同職位的列印需求不一樣，設定分層列印權限，才能兼顧效率與安全。
常見的權限設定方法包括：
- 依部門設定列印範圍（如行銷部門可用彩色列印，財務部門限制黑白列印）
- 限制某些人使用影印、掃描或傳送到外部雲端功能
- 高階功能（如大量輸出、雲端掃描）僅開放主管級使用
透過列印權限管理，可以有效降低資料外洩的風險，同時優化辦公資源使用。
若是租賃影印機，建議優先挑選支援「使用者權限控管」的設備，這樣不僅安全，還能依組織需求彈性調整。
選對影印機，讓列印也能成為資安防護的一環
從身分驗證列印、印量控管到列印權限設定，每一個小細節，都是守護企業資訊安全的重要一環。
現代的影印機、印表機不只是輸出工具，更是企業資安管理的重要角色。
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