在處理大量信封或標籤文件時，Word、Excel合併列印是最方便的工具組合！
只需準備一份Excel名單，再搭配Word進行合併，即可快速批量製作個人化標籤、信封或其他文件。
本篇將詳細教學如何從Excel建立資料表，到Word設定合併欄位，讓你輕鬆完成批量列印，省時又高效。
無論是商務信函、活動邀請函，還是郵寄標籤，只要學會這招，就能大幅提升作業效率！
Step 1. 準備Excel資料表
首先，在Excel中建立一個包含收件人資訊的資料表，每個欄位應有清楚的標題，例如「姓名」、「地址」、「郵遞區號」等。
請確保第一列是欄位名稱，而不是直接輸入資料，以便Word能正確識別這些欄位。
此外，避免使用合併儲存格，確保所有數據都分別儲存在對應的欄位中。
完成後，將Excel檔案儲存到易於存取的位置，並關閉該檔案，確保Word能夠順利讀取資料。
Step 2. 設定Word標籤樣板
打開Word，點選上方的「郵件」欄位，然後選擇「啟動合併列印」，接著點擊「標籤」。
這時會跳出「標籤選項」對話框，請根據實際使用的標籤紙選擇合適的供應商與產品編號。
如果使用的是自訂標籤，則可點擊「新標籤」，輸入標籤尺寸、邊界間距及每頁標籤數量等資訊。
設定完成後，按下「確定」，Word會產生對應的標籤格線，方便進一步編輯內容。
Step 3. 連結Excel資料來源
在Word的「郵件」選項中，選擇「選取收件者」並點擊「使用現有清單」，接著選取剛剛準備好的Excel檔案。
選擇正確的工作表（如果Excel有多個工作表，請確認選擇的是包含收件人資料的那個），並確保「第一列包含欄位名稱」的選項已勾選。
這樣，Word就能夠正確讀取Excel中的收件人資訊，並將其應用到標籤中。
Step 4. 設計標籤內容
將游標點選至第一個標籤區域，然後點擊「插入合併欄位」，選擇適當的欄位（如「姓名」、「地址」等）。
欄位插入後，可進一步調整字型大小、字體顏色，或設定對齊方式，使標籤內容更清楚美觀。
如果需要換行，例如將姓名與地址分開顯示，可以直接按下Enter鍵來調整格式。
Step 5. 複製標籤格式至所有標籤
當第一個標籤的格式設計完成後，需要將相同的格式應用至整頁標籤。
點擊「更新標籤」，Word會自動將第一個標籤的內容複製到其他標籤區域，確保所有標籤的格式一致。
這個步驟可以避免逐一調整標籤內容，提高作業效率。
Step 6. 預覽與完成合併列印
為了確保資料正確套用到標籤中，可以點擊「預覽結果」來查看實際顯示效果。
如果發現資料顯示錯誤，例如欄位未對齊或格式跑版，可以返回編輯模式進行調整。
確認內容無誤後，點擊「完成與合併」，選擇「列印文件」直接列印，或選擇「編輯個別文件」，將合併結果另存為新檔，方便後續修改與保存。
Word、Excel合併列印注意事項
- 請確保Excel檔案在合併時已關閉，否則Word可能無法讀取資料。
- 若標籤內容對齊有問題，可使用「檢視格線」功能來幫助定位。
透過這套合併列印流程，你將能快速、大量地製作信封標籤，提高作業效率！
Word合併列印資料印刷精美，還得靠一台高效事務機！
掌握Word、Excel合併列印功能，確實能有效縮短大量文件製作的時間。然而，若希望寄出的信件或邀請函更具質感，你還需要擁有一台高效能的事務機。
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