如何挑選影印機租賃公司？6大重點不可少！

分類：Admin發表於事務機租賃知識

如論你是公司負責人、採購人員，還是財務會計人員，在尋找影印機租賃公司時一定會面臨著許多問題，像是該怎麼挑選租印表機公司、影印機租賃方案有哪些，以及該選擇租賃還是買斷比較好。

在這篇文章中，我們提供6個找尋影印機租賃公司時要留意的重點，希望幫助你釐清需求和預算，找到最合適的事務機租賃業者！

重點1：需求評估

在尋找影印機租賃公司前，請先確認公司的實際需求，你可以針對以下問題進行思考：

  • 黑白還是彩色印刷？
  • 每個月的用印量大概是多少？
  • 對於印刷速度是否有要求？
  • 紙張除了A4外，是否還需要更大尺寸或貼紙、厚紙印刷？
  • 是否需要其他特殊功能如掃瞄、傳真？
  • 要租賃影印機，還是買斷影印機？

對上述這些問題有明確的答案後，在尋找事務機租賃公司、和業者溝通需求時也會比較有頭緒，更快找到自己需要的機型。

延伸閱讀：影印機租賃比較：買斷還是租賃比較好？

重點2：影印機租賃公司評價

網路資訊氾濫，隨便搜尋影印機租賃推薦、事務機租賃推薦、印表機租賃推薦都可以找到許多業者，這時候聲譽和評價就變得很重要。

你可以透過以下這些方法判斷影印機租賃公司評價的好壞：

重點3：是否提供合約

市場上的買賣租賃都必須有合約，才能保障雙方權益。合約中必須詳細記載租賃期數、清楚的費用明細、維修權責等項目，才能在發生問題時能釐清權責問題。

重點4：影印機租賃費用

影印機租賃費用是許多企業評估的重點項目之一，但是你知道現在租影印機的行情是多少嗎？

以下是影印機租賃費用的明細列表與行情，實際仍須以影印機租賃公司報價為準：

影印機租賃費用行情（單位：新台幣）說明
每月租賃費用1,500-5,000元每個月租賃事務機/印表機/影印機的基本費用
碳粉匣費用1,000-5,000元影印機所需之炭粉匣費用
超張費用0-2,000元超過每個月基本影印張數所產生的費用

重點5：設備品質

影印機最主要的功用就是「印刷」，所以不同的事務機型、效果與耐用性也是你必須考量進去的項目。

舉例來說，多數影印機租賃公司的機種分成全新和中古兩種，不過這不表示中古就比較差，主要還是得看業者是否有定期做好維修跟保養。

此外，定期定量使用影印機也會影響電費多寡，建議在挑選時可詢問影印機租賃公司，他們的機型是否有綠色節能環保認證標章和Emergy Star（能源之星），這也是省下公司預算的關鍵所在喔！

重點6：資訊安全

最後，許多公司還會考慮到資訊安全問題，因此在挑選時可詢問業者影印機是否包含資訊安全功能，像是加密影印、身份驗證、數據清除等功能，讓影印文件更安全。